Avidly PLC

Whistleblowing-Politik

1. Hvad er whistleblowing, og hvorfor er det vigtigt?

Avidly stræber efter at opnå gennemsigtighed og et højt niveau af virksomhedsetik. Vores whistleblowing service giver en mulighed for at underrette virksomheden om mistanke om forseelse på en fortrolig måde. Det er et vigtigt værktøj, som hjælper os med at reducere risici og bevare tilliden til vores drift, da det sætter os i stand til at opdage og handle på mulige fejl på et tidligt stadie. Whistleblowing kan gøres åbent eller anonymt. I tilfælde af påstande om kriminel adfærd, vil den ikke anonyme whistleblower blive informeret om, at der i forbindelse med en retssag vil være mulighed for at han eller hendes identitet bliver afsløret.

2. Hvornår skal du indberette?

Vores whistleblowing service kan bruges til at underrette os om alvorlige risici for forseelser, der påvirker mennesker, vores virksomhed, samfundet eller miljøet. Rapporterede problemer omfatter strafbare handlinger, uregelmæssigheder og krænkelser eller andre handlinger i strid med EU-love eller nationale love inden for en arbejdsrelateret kontekst, for eksempel:

• Korruption og økonomiske uregelmæssigheder; for eksempel bestikkelse, unfair konkurrence, hvidvaskning af penge, bedrageri, interessekonflikt.
• Sundheds- og sikkerhedsbrud; for eksempel sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen, produktsikkerhed, alvorlig diskrimination og chikane, der er i strid med loven.
• Miljøovertrædelser; for eksempel ulovlig behandling af farligt affald.
• Krænkelser af privatlivets fred; for eksempel uretmæssig brug af personoplysninger.

Medarbejdere opfordres til at kontakte deres leder eller manager i forbindelse med spørgsmål omkring utilfredshed på arbejdspladsen eller relaterede forhold, da denne slags problemer ikke kan undersøges i forbindelse med whistleblowing.

Personen, som gør brug af vores whistleblowing service, behøver ikke at have solide beviser for at udtrykke en mistanke. Dog er det forbudt bevidst at indberette falske eller ondskabsfulde oplysninger. Misbrug af whistleblowing-servicen er en alvorlig disciplinær lovovertrædelse.

3. Hvordan skal du indberette?

Vi bruger en anonym og fortrolig ekstern partner til at garantere fortroligheden af de indberetninger, der bliver foretaget. Ved hjælp af fortrolige beskeder gennem en rapporteringskanal kan medarbejdere hos Avidly, eksterne partnere eller interessenter overlade deres rapport til whistleblower-teamet: https://report.whistleb.com/avidly

4. Fortrolighed og anonymitet

Alle de beskeder, som bliver modtaget, vil blive behandlet fortroligt. Selve whistleblowing-kanalen er administreret af WhistleB, der er en ekstern tjenesteudbyder. Alle beskeder bliver krypteret for at sikre, at data forbliver fortrolig. Derudover sletter WhistleB al metadata, såsom IP adresse, for at sikre anonymiteten hos afsenderen. Den, der sender beskeden, forbliver også anonym i den efterfølgende dialog med den ansvarlige modtager af anmeldelsen.

5.Undersøgelsesprocessen

WHISTLEBLOWING-TEAMET

Adgang til meddelelser, der modtages via vores whistleblowing-kanal, er begrænset til udvalgte personer med bemyndigelse til at behandle whistleblowing-sager. Deres handlinger bliver logget, og behandlingen er fortrolig. Når der er behov for det, kan personer, der kan tilføre ekspertise, inddrages i undersøgelsesprocessen efter samtykke fra whistlebloweren i tilfælde af, at identiteten af den indberettende person afsløres. Disse personer kan få adgang til relevante data og er også underlagt tavshedspligt. Whistleblower-teamet består af følgende personer, eller rapporter kan videregives til følgende personer: Leena Talvensaari og Mari Floman.

MODTAGELSE AF EN BESKED

Efter at have modtaget en besked, beslutter whistleblowing-teamet, om beskeden skal accepteres eller afvises. Hvis meddelelsen accepteres, vil passende foranstaltninger til undersøgelsen blive truffet, se venligst afsnittet Undersøgelse nedenfor.

Whistlebloweren modtager en bekræftelse på modtagelsen af ​​rapporten inden for 7 dage.

Whistleblower teamet må ikke undersøge den rapporterede forseelse, hvis:

• Den påståede adfærd er ikke rapporteringspligtig adfærd i henhold til disse Whistleblowing-retningslinjer.
• Beskeden er ikke indsendt i god tro eller er ondsindet.
• Der er utilstrækkelige oplysninger for yderligere undersøgelse.
• Emnet som beskeden omhandler er allerede blevet løst.

Hvis en meddelelse indeholder problemer, der ikke hører ind under disse retningslinjer, bør whistleblowing-teamet give den indberettende person passende instruktioner ved hjælp af fortrolige beskeder gennem rapporteringskanalen.

Whistleblowing-teamet sender relevant feedback indenfor 3 måneder efter datoen for modtagelse af rapporten.

UNDERSØGELSE

Alle besker bliver behandlet seriøst og i overensstemmelse med alle disse Whistleblowing-retningslinjer.

• Ingen fra whistleblower teamet eller folk fra undersøgelsesprocessen vil forsøge at identificere whistlebloweren.
• Whistleblowing-teamet kan i tilfælde, hvor der er nødvendingt, stille opfølgende spørgsmål via rapporteringskanalen, som en helt anonym kommunikationsvej.
• En besked vil ikke blive undersøgt af nogen, der kan være involveret i eller forbundet med forseelsen.
• Whistleblower-beskeder behandles fortroligt af de involverede parter.
• Virksomhedens eller ekstern ekspertise kan indgå i undersøgelsen efter samtykke fra whistleblower.
  
  
  
  

5.Beskyttelse og privatliv

WHISTLEBLOWER-BESKYTTELSE

En person, der udtrykker en oprigtig mistanke eller betænkelighed i henhold til disse retningslinjer, vil ikke være i risiko for hverken at miste sit job eller lide nogen form for sanktioner eller personlige ulemper som følge heraf. Det er ligegyldigt, om whistlebloweren tager fejl, så længe han eller hun handler i god tro.
Med forbehold for hensyn til privatlivet for dem, der er fremsat beskyldninger om, og eventuelle andre spørgsmål om fortrolighed, vil en whistleblower blive holdt orienteret om resultaterne af undersøgelsen af ​​anklagerne.

Behandling af personoplysninger

Denne whistleblower-service kan indsamle personlige data om den person, der er angivet i en meddelelse, den person, der indsender meddelelsen (såfremt den ikke sendes anonymt) og enhver tredje part, der er involveret, for at undersøge fakta om de erklærede ugerninger og upassende adfærd, der er berettiget i henhold til vores adfærdskodeks eller interne regler. Denne behandling er baseret på lovbestemte forpligtelser og den registeransvarliges legitime interesse i at forhindre omdømmerisici og at fremme en etisk forretnings aktivitet.

Den angivne beskrivelse og fakta under denne behandling er kun forbeholdt de kompetente og autoriserede personer, som behandler disse oplysninger fortroligt. Whistlebloweren kan udøve retten til indsigt, berigtigelse og indsigelse samt til begrænset behandling af personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivning. Disse rettigheder er underlagt diverse beskyttelsesforanstaltninger, der er nødvendige for at forhindre ødelæggelse af beviser eller andre hindringer for sagens behandling og efterforskning. Al data bliver opbevaret indenfor EU.

Hvis du har andre spørgsmål eller klager, så henvend dig gerne til Leena Talvensaari, HR i Avidly.

Sletning af data

Personoplysninger, der indgår i whistleblowing-beskeder og undersøgelsesdokumentation, slettes, så snart undersøgelsen er afsluttet, med undtagelse af, når persondata skal opbevares i henhold til anden gældende lovgivning. Permanent sletning udføres 30 dage efter, at undersøgelsen er afsluttet. Undersøgelsesdokumentation og whistleblower-beskeder, der bliver arkiveret, vil blive anonymiseret under GDPR; de vil ikke omfatte personoplysninger, hvorigennem personer kan identificeres, hverken direkte eller indirekte.

Personlig dataansvarlig: 

Avidly Plc er ansvarlig for alle personlige data, der bliver behandlet i forbindelse med whistleblowing-servicen.

Personlig databehandling: 

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) er ansvarlig for whistleblowing-tjenesten, som inkluderer behandling af krypteret data såsom whistleblowing-beskeder. Hverken WhistleB eller nogen andre underleverandører kan dekryptere og læse disse beskeder. WhistleB eller dets underbehandlere har ikke adgang til noget læsbart indhold.